dbb magazin 3/2020

reportage Bestmögliche schaffen. Deswe- gen brauchen wir eine Quali- tätskontrolle, müssen immer wieder beobachten und be- werten, ob wir das, was wir uns als Verwaltung vorneh- men, auch tatsächlich schaf- fen.“ Und die mit Sicherheit größte Herausforderung: das Tempo. Genau, gründlich, sorg- fältig geht es zu in deutschen Ämtern – denn schließlich muss alles rechtsfest sein, „das ist ja quasi die DNA des öffent- lichen Dienstes“, weiß Vollju- rist Florian Frey, „und das ist in einem Rechtsstaat auch völlig legitim und obligatorisch.“ Gleichwohl sind sich die Arns- berger Innovatoren sicher, dass es auch hier Lösungen für eine schnellere Abwicklung gibt. Beispielsweise indemman mehrere Prozessbeteiligte von Beginn an gleichzeitig einbe- zieht, anstatt die Sache wie gehabt nacheinander alle in- haltlichen und hierarchischen Entscheidungskaskaden durch- wandern zu lassen. „In einem Workshop haben wir zum Bei- spiel, um unsere Stellenaus- schreibungen zu optimieren, auch Personalrat und Gleich- stellungsbeauftragte von An- fang an mit an den Tisch ge- holt. So konnten alle aktiv mitwirken, ihre Perspektive einbringen, und am Ende – wohlgemerkt binnen eines Vormittags – hatten wir ein von allen mitgetragenes Ergeb- nis. Kurze Dienstwege, gerade zu unseren Kolleginnen und Kollegen aus der IT-Abteilung, sind da oft von enormer Be- deutung“, beschreibt Florian Frey die Methode. Mittlerweile haben er und seine Kollegen bereits viele solcher Beispiele, die Schule machen können und sollen. << Workshops und digitales Wissensmanagement Der messbaren Steigerung von Mitarbeitenden- und Kunden- zufriedenheit diente etwa die Entwicklung eines Chatbots für die Website eines Förder- programms, der wichtige und häufige Fragen rund um die Förderung automatisch digital beantwortet. Sechs Tage lang rauchten im GovLab- Workshop dazu die Köpfe der Kollegin- nen und Kollegen, dann stand das nach Design-Thinking-Me- thoden entwickelte Ergebnis, drei Mona- te wurde program- miert und getestet, dann war der Bot landesweit einsatz- fähig. Kosten: 60 Euro. Nutzen: win- win für alle Beteiligten – die Antragsteller finden leichter Antworten auf ihre Fragen, die Sachbearbeitenden haben mehr Zeit für die Bearbeitung, weil zwischendurch nicht im- mer das Telefon klingelt oder E-Mails auflaufen, um eben jene Fragen zu klären. „Es ist wichtig, dass Prozess und Er- gebnis in einem für alle Teil- nehmenden engen zeitlichen und räumlichen Zusammen- hang stehen“, sagt Antonia Steinhausen. „Kleine schnelle Schritte sichern den Erfolg, nicht das allumfassende Groß- projekt, das sich über Jahre hinzieht, von dem am Ende niemand mehr weiß, wo es eigentlich herkommt, und das im schlimmsten Fall zu keinem Ergebnis führt.“ Es müsse auch nie die 100-prozentige Lösung sein, ergänzt Kollege Jona Bialowons. Auch das sei eine für Innovationen erforderliche Erkenntnis: „Man muss sich erst mal auf den Weg machen, das ist entscheidend. Wenn es dann erst mal nur zu 80 Pro- zent hinhaut – auch okay, der Rest kommt meistens von ganz alleine.“ Und Florian Frey er- gänzt: „Wir dürfen hier auch Fehler machen, das ist ganz of- fen kommuniziert. Denn auch aus Fehlern lernen wir sehr viel, insofern ist da nichts ver- loren.“ Solch eine neue Sicht auf die Dinge müsse natürlich auch „von ganz oben“ gedeckt << Neue Methoden, neues Denken: In Workshops, Werk- stätten und Mikro- fortbildungen erar- beitet das GovLab gemeinsammit den Kolleginnen und Kol- legen Lösungen und Innovationen, infor- miert über agiles Arbeiten – zum Bei- spiel am Kanban- Board, das als trans- parenter Leitfaden für Projekte dient. © Bezirksregierung Arnsberg (4) © Britta Ibald 14 dbb > dbb magazin | März 2020