dbb magazin 3/2020

reportage sein – „aber darauf können wir uns zumindest hier verlassen“, weiß das GovLab-Team. Rund 70 Workshops und Werk- stätten aus den Themenfeldern Kollaboration (Arbeitsmetho- den), Digitalisierung (Office-Anwendungen), Daten (smarte Tabellen und Listen) und Ser- vice (Kundenorientierung und -zufriedenheit, Prozessoptimie- rung) sind mithilfe des GovLab- Teams mittlerweile erfolgreich gelaufen. Dazu zählen auch, je nach Bedarf, Mikrofortbildun- gen: „Wenn wir sehen, dass es für viele Kolleginnen und Kol­ legen Sinn macht, das Instru- ment Serienbrief einzusetzen, aber viele gar nicht wissen, wie das funktioniert, vermitteln wir eben genau dieses Wissen“, erklärt Antonia Steinhausen. Gleiches gelte etwa für das Programm Excel: „Viele kennen die Möglichkeiten gar nicht, die es da gibt, also zeigen wir das – Motto: Verwaltung pro- grammiert selbst.“ So wurde mithilfe des GovLab der Buß- geldbescheid-Versand für Schulschwänzer optimiert: Mussten früher aus mehreren Tabellen Daten extrahiert und mit Textbausteinen zu Beschei- den verknüpft werden, haben die Sachbearbeitenden heute eine umfassende Excel-Tabelle, programmiert mit Visual Basic, aus der mit wenigen Klicks Be- scheide generiert werden kön- nen. „Vier Tage Investition, aber eine dauerhafte riesige Arbeitsersparnis“, resümiert Antonia Steinhausen. Auch das interne Wissens­ management wird vom GovLab permanent optimiert. Im Fokus stehen vor allem digitale Fort- bildungsformate wie Video-Tutorials zu verschiedensten Themen, die im Intranet zur Verfügung stehen. „Vor allem Verwaltungsneulingen helfen wir damit schnell und effektiv auf die Sprünge – wer weiß schon, was genau ein Sicht­ vermerk ist?“, erklärt Jona Bia- lowons. Nach und nach füllt sich auch der Intranetkatalog, in dem neue Werkzeuge für agiles Arbeiten gelistet sind, die sich die Mitarbeitenden beim GovLab ausleihen kön- nen: Land- und Seekarten zur Sichtbarmachung der eigenen Position, des Ziels und des Wegs dorthin, Karten zur Er- stellung einer Delegations- Struktur, Motivationskarten und vieles mehr sind im Reper- toire. Ihr Know-how haben sich die Innovationsmacher – ne- ben Jurist Frey ist Steinhausen gelernte Verwaltungswirtin, Bialowons Regierungsinspek- tor – überwiegend angelesen, besuchen aber auch regelmä- ßig Fortbildungen und Multi- plikatoren-Schulungen. Die GovLab-Macher verstehen sich in erster Linie als Betreuer und Berater, als Moderatoren, die der Modernisierung und Ver- besserung quer durch alle Fachbereiche den Weg ebnen. << Nicht abgehoben, sondern mittendrin „Ganz wichtig ist uns die Bot- schaft: Wir geben Hilfe zur Selbsthilfe. Wir sind keine un- mittelbaren Dienstleister für Lösungen. Das heißt, niemand kann hier bei uns ein Problem abladen und sagen ‚macht mal‘, sondern alle müssen an der Lö- sung mitarbeiten. Nur durch das Erleben dieser Selbstwirk- samkeit bekommen wir die breite Akzeptanz und den nach- haltigen Innovationsantrieb, den wir für die Modernisierung brauchen“, erklärt Antonia Steinhausen. Es mache großen Spaß zu beobachten, dass es nicht immer nur die „Digital Natives“ seien, die Neuerungen einbrächten, berichtet Florian Frey. „Wenn die älteren Kolle- ginnen und Kollegen erst mal Feuer gefangen haben und die Möglichkeiten begreifen, die ihnen etwa digitale Lösungen bieten, sprudeln die Ideen nur so aus ihnen heraus.“ So wird deutlich, dass das GovLab viel mehr als eine Digi- talisierungsmaschine ist und sein will – „Digitalisierung ist auf demWeg in eine moderne Verwaltung nur Mittel zum Zweck, kein Selbstzweck. Es geht darum, den Menschen aufzuzeigen, wie moderne Methoden und Techniken ihre Arbeit leichter und besser ma- chen können – und das ist allen vermittelbar, auch den Skepti- kern“, betont Antonia Stein- hausen. Gefahr, die Bodenhaf- tung zur Praxis zu verlieren, laufen die Innovationsmacher des Arnsberger GovLab übri- gens auch nicht: Antonia Stein- hausen und Jona Bialowons sind nur mit jeweils einer halben Stelle im und für das GovLab tätig – den Rest ihrer Arbeitszeit sind sie auf ihren Posten im Büro des Regie- rungspräsidenten. „Das hilft auch in der Wahrnehmung der anderen“, sagt Steinhausen: „Wir im Lab sind nicht abge­ hoben, sondern mittendrin.“ Und, so lernen wir in Arnsberg: Genau dieses Mittendrin ist es, was entscheidend ist für den Erfolg von Verwaltungsmoder- nisierung und Entbürokratisie- rung: Innovation braucht keine (vermeintlich) hippen Metro­ polen, Start-ups, Nerds, teure externe Consultants und der- gleichen mehr – alles, was es braucht, sind offene Denk- und Handlungsräume, Experimen- tierfelder, Rückendeckung und viele engagierte offene Men- schen, die die Dinge besser für alle gestalten wollen. So kommt das Neue in die Verwaltung. Überall. Britta Ibald << Webtipp Hier geht’s zum GovLab Arnsberg: https://www. bezreg-arnsberg.nrw.de/ govlab/ << Wissensmanage- ment und Werk- zeuge: Im Intra- net bietet das GovLab Video-Tutorials, bei- spielsweise für das Thema „Sichtvermerk“, und Tools für Teams und Mee- tings an – etwa Land- und See- karten, anhand derer man die eigene Position ausloten und den Weg zum Ziel skizzieren kann. © Bezirksregierung Arnsberg (3) 15 dbb > dbb magazin | März 2020