DBB AKADEMIE Organisation und Management Mit starken Prozessen zum Erfolg Immer neue Aufgaben, Innovationen, neue Verfahren zwingen Behörden und Betriebe dazu, ihre Organisation den neuen Gegebenheiten kontinuierlich anzupassen. Die Optimierung von Organisationen ist eine Daueraufgabe, sowohl in der Aufbau- als auch in der Ablauforganisation. Operativ verantwortlich sind die Referatsleiter:innen für ihre Bereiche. Die Werkzeuge dafür stellt in der Regel das Organisationsreferat. Ziele sind die Leistungssteigerung durch Ergebnis- undWirkungsoptimierung sowie eine höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen und damit eine menschen- und aufgabengerechte Organisation. Traditionelle Organisationen zeichnen sich durch wenig genutzte Gestaltungs- und Handlungsmöglichkeiten, überkommene Vorauskoordinierung und Inflexibilität aus. Eine moderne „Gewinner“-Organisation nutzt ihre Potenziale, besitzt einen hohen Grad an Flexibilität und Gestaltungswillen und verfügt über eine starke Teamorientierung mit kleinen flexiblen Einheiten. Eine hohe Serviceorientierung und professionelle Projektstrukturen werden durch schlanke vertikale Strukturen, wenig Stäbe und deren Integration in operative Einheiten gefördert. Wie erreicht man eine „Gewinnerorganisation“? Die Organisationsprojekte ähneln sich: Basierend auf Behördengrundsätzen, strategischen sowie operativen Zielen werden die vollständigen Ist-Aufgaben erhoben und analysiert. Dazu werden die Prozesse (Ablauforganisation) erhoben und dargestellt. Die Analyse der Stark- und Schwachstellen schließt sich an. Diese Ist-Aufnahme umfasst eine Ursachenforschung mit Vorschlägen zur Abhilfe. Danach folgt die Optimierung der Abläufe selbst. Hier greifen insbesondere die (Teil-)Automatisierung und Digitalisierung von Arbeitsprozessen. Zu guter Letzt findet die (neue) Zuordnung der Aufgaben zu den Funktionen statt. Kurzum: zuerst die Ziele, danach die Klassifikation von Aufgaben, Abläufen und Strukturen und schließlich die Aufgabenzuordnung unter Berücksichtigung der Mitarbeiterstrukturen. Dieser rein strukturelle Ansatz wird ergänzt durch die Weiterentwicklung der Vorgesetzten und Beschäftigten. Eine mitarbeiterorientierte Führung, die auf Reife und Selbstverantwortung setzt, ist der Schlüssel zum Erfolg. Mehr Verantwortung für die Beschäftigten wird unter anderem durch die Verlagerung von Kompetenzen und die Erhöhung der Verwendungsbreite erreicht. Dazu sind Veränderungen notwendig, insbesondere deren transparente Kommunikation. Weitere Faktoren für die erfolgreiche Organisationsveränderung sind: eine ernst gemeinte Beteiligung der Beschäftigten; eine Personalentwicklung flankiert durch Mitarbeitergespräche sowie eine gelebte Fehlerkultur; eine glaubwürdige Führung mit Mut zu Dezentralität und Delegation sowie eine fruchtbare Zusammenarbeit mit Personalrat und Aufsichtsbehörden. Durch die vielen neu entstehenden Aufgaben sind Organisationsveränderungen eine Daueraufgabe. Eine besondere Bedeutung, auch im Hinblick auf die Digitalisierung, kommt der Prozesssteuerung zu. Hierbei gilt es zunächst, Prozesse zu identifizieren und diese auch vom Ergebnis her zu betrachten: Welches Ergebnis wird an einen internen/externen „Kunden“ abgegeben? Weitere Fragen müssen analytisch gestellt werden: Wer oder was Controlling 30. Mai bis 1. Juni 2022, Köln 2022 Q316 EK Grundlagen des Projektmanagements 4. bis 6. Juli 2022, Berlin 2022 Q312 EK Geschäftsprozessanalyse und -optimierung 12. bis 13. September 2022, Köln 2022 Q313 EK Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen und Erfolgskontrolle 19. bis 20. September 2022, Köln 2022 Q315 EK Projektmanagement zwischen Agilität und klassischem Vorgehen 7. bis 9. November 2022, Köln 2022 Q314 EK Personalcontrolling – Personalbedarfsermittlung 5. bis 6. Dezember 2022, Berlin 2022 Q317 EK Seminare – Management und Organisation © Wokandapix/pixabay 38 SERVICE dbb magazin | April 2022
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