ONLINE Verwaltungsdigitalisierung Die vertrackte Akte Elektronische Akten bieten viele Vorteile und gelten als notwendiger Baustein der Verwaltungsdigitalisierung. In Deutschland hapert es enorm an der Umsetzung. 753 Millionen Blätter Papier: So viel haben die Bundesregierung und die ihr nachgeordneten Behörden und Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung im Jahr 2022 verbraucht. Auf 740 Millionen Blätter in DIN A4 und 13 Millionen in DIN A3 verteilt ergibt das ein Gewicht von 3 830 Tonnen oder eine Fläche von 47,8 Quadratkilometern. Mit dem Papierverbrauch der Bundesverwaltung könnte man das komplette Stadtgebiet von Offenbach am Main problemlos mit Papier bedecken. Zu viel Papier ist für eine immer digitaler werdende Welt nicht mehr zeitgemäß. Das dachte sich die Bundesregierung schon 2013, als sie das E-Government-Gesetz (EGovG) verabschiedete. Damit sollte der gesamte Verwaltungsapparat elektronischer werden. Herzstück des Projektes war die Einführung der elektronischen Akte, kurz E-Akte. So steht es unmissverständlich in § 6 des Gesetzes: „Die Behörden des Bundes sollen ihre Akten elektronisch führen.“ E-Gov, E-Akte, E-gal? Elektronische Akten, wie sie in Ländern wie Estland schon lange gängig sind, bieten viele Vorteile: Digitale Aktenführung erleichtert die Suche nach Informationen, ermöglicht Automatisierung, beschleunigt die Bearbeitung, verringert den Arbeitsaufwand und macht den physischen Transport von Akten überflüssig. Durch die Virtualität lässt sich auch besser nachvollziehen, welche Kolleginnen oder Kollegen gerade an der Akte arbeiten oder welche Änderungen sie vorgenommen haben. Auch Zugriffsrechte können per Knopfdruck vergeben werden, was die Sicherheit erhöhen soll. Kurz: Die E-Akte spart Zeit, Personal, Platz und Kosten. So hat der Nationale Normenkontrollrat (NKR) errechnet, dass durch die Digitalisierung der 60 wichtigsten und am häufigsten genutzten Verwaltungsleistungen 34,2 Prozent der bisherigen Kosten eingespart werden können. Umgerechnet wären das drei Milliarden Euro. Die Investitions- und Betriebskosten eines voll funktionsfähigen E-Governments beziffert der NKR dagegen auf 1,7 Milliarden Euro. Neben dem finanziellen Mehrwert profitiert auch die Umwelt von der Digitalisierung: Um die eingangs erwähnten 753 Millionen Blatt Papier herzustellen, mussten über 6 000 Bäume gefällt werden. Als die E-Akte 2013 beschlossen wurde, hatten 70 Prozent der Bundesbehörden noch keine elektronische Aktenführung. Bei der Suche nach einer geeigneten Software fiel die Entscheidung 2017 auf die eGov-Suite des österreichischen Entwicklers Fabasoft. Für die Implementierung der E-Akte bei den Bundesbehörden ist das Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund) verantwortlich. Das Ziel: Bis Ende 2024 sollen alle unmittelbaren Bundesbehörden angebunden sein. Über 150 000 Beschäftigte sollen am Ende mit © Erdacht mit KI (2) 26 FOKUS dbb magazin | Juli/August 2024
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