Aufbewahrung sensibler Daten in der Personalakte

Enthält die Personalakte eines Arbeitnehmers sensible Inhalte, so sind diese in einem geschlossenen Umschlag abzuheften und nur von bestimmten Mitarbeitern der Personalabteilung zu öffnen. (BAG, Urteil vom 12. September 2006 - 9 AZR 271/06)

Ein alkoholkranker Arbeitnehmer vertraute sich seinem Vorgesetzten an. Dieser informierte schriftlich die Personalabteilung über den Sachverhalt. Nach Rückkehr von seiner Entziehungskur wurde dem Arbeitnehmer schriftlich mitgeteilt, dass er an einer Selbsthilfegruppe der anonymen Alkoholiker teilnehmen und künftig die mit der Suchtberatung getroffenen Vereinbarungen einhalten solle. Beide Schriftstücke wurden zur Personalakte des Arbeitnehmers genommen. Dieser erhob Klage und beantragte, die Schriftstücke in einem verschlossen Umschlag in der Personalakte abzuheften und dass nur bestimmte Mitarbeitern der Personalabteilung zu deren Öffnung berechtigt seien.

Mit der ungeschützten Aufbewahrung der Schriftstücke in der Personalakte sei das Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers verletzt. Zu dessen Schutz sei es erforderlich, dass Personalakten nicht allgemein zugänglich sind und sorgfältig aufbewahrt werden. Der Arbeitgeber sei verpflichtet, Informationen vertraulich zu behandeln und für die vertrauliche Behandlung durch Sachbearbeiter zu sorgen. Außerdem sei der Kreis der mit Personalakten befassten Mitarbeiter möglichst eng zu halten. Jedoch unterliegen nicht alle Teile der Akten notwendigerweise dem gleichen Grad an Geheimhaltung. Besonders sensible Daten bedürfen eines verstärkten Schutzes. Dieser Schutz betreffe insbesondere die Sicherung vor zufälliger Kenntnisnahme. Personalakten würden routinemäßig aus unterschiedlichen Gründen eingesehen, etwa bei Urlaubserteilung, Erstellung von Beurteilungen etc. Die Kenntnisnahme sensibler Gesundheitsdaten sei in diesen Fälle nicht erforderlich. Daher dürften solche Schriftstücke nicht offen in der Personalakte aufbewahrt werden, soweit der Grund der Einsichtnahme dies nicht erfordere.

Neben der Beschränkung der mit den Personalakten betrauten Mitarbeitern auf den zuständigen Sachbearbeiter und die Aufbewahrung der Personalakten in abschließbaren Schränken sind bei besonders sensiblen Daten – zum Beispiel solche über den körperlichen, geistigen und gesundheitlichen Zustand und allgemeine Aussagen über die Persönlichkeit des Arbeitnehmers – weitere Maßnahmen gegen eine zufällige Kenntnisnahme durch Nichtberechtigte erforderlich, etwa durch Führung besonderer Gesundheitsakten oder die Verwendung verschlossener Umschläge.